Het Covid 19-virus heeft net als voor andere bijeenkomsten in het dagelijkse leven, ook voor de (jaarlijkse) aandeelhoudersvergadering, een grote impact. En een steeds grotere impact. Was aanvankelijk een vergadering tot 100 personen nog mogelijk, nu is tot 28 april het samenkomen in groepen in zijn geheel verboden, en zijn vergunningplichtige evenenementen zelfs tot 1 juni a.s. verboden.

Met betrekking tot de wettelijke verplichte aandeelhoudersvergaderingen verklaarde het ministerie van Justitie en Veiligheid op 25 maart nog dat deze in principe plaats konden vinden (met maximaal 100 aanwezigen en met inachtneming van de hygienemaatregelen). Sommige vennootschappen hebben de jaarlijkse vergadering echter afgelast. Een voorbeeld is Randstad die de vergadering van 24 maart jl. aflastte. In dit blog bespreken wij de mogelijkheden voor bestuurders en aandeelhouders van vennootschappen om met deze problematiek om te gaan. We gaan daarbij zowel in op de niet beursgenoteerde kapitaalvennootschappen als op de beursgenoteerde NV.

Het wettelijke kader

De wet is helder voor zowel de NV als de BV, ‘Jaarlijks wordt ten minste één algemene vergadering gehouden’ (art. 2:108 lid 1 BW, vergelijk in iets andere bewoordingen art. 2:218 BW). De oproeping van de aandeelhouders van de NV geschiedt door aankondiging in een landelijk verspreid dagblad (art. 2:113 lid 2 BW), maar de statuten kunnen bepalen dat aandeelhouders worden opgeroepen door een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging (lid 4 en 5). Dit laatste is het uitgangspunt voor de beurs-NV (lid 6). Bij de BV geschiedt oproeping tot de algemene vergadering in beginsel door middel van oproepingsbrieven (art. 2:223 lid 1 BW. Maar ook hier kan de oproeping geschieden door ‘een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht’.

Het oproepen van de aandeelhouders is derhalve geen heikel punt in coronatijd. De plaats van de vergadering kan echter wel een probleem vormen. Voor de NV staat hierover in art. 2:116 BW: ‘De algemene vergaderingen worden gehouden in Nederland ter plaatse bij de statuten vermeld, of anders in de gemeente waar de naamloze vennootschap haar woonplaats heeft.’ Voor de BV regelt art. 2:226 lid 1 BW dat ook een plaats buiten Nederland kan worden aangewezen. Het samenkomen op een centraal punt in groepen is tot 6 april a.s. vanwege het verbod niet goed mogelijk. Nog niet bekend is of en zo ja, hoe lang dit verbod wordt verlengd. Voor NV’s en BV’s kan het daarom relevant zijn om andere mogelijkheden voor het bijwonen van vergaderingen dan het fysiek aanwezig zijn van een persoon, te benutten.

De mogelijkheid om by proxy deel te nemen aan de vergadering

In art. 2:117 lid 1 BW /art. 2:227 lid 1 en 3 BW lezen we dat de aandeelhouder het recht heeft, in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, de algemene vergaderingen bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Zelfs als de statuten op grond van deze artikelen de bevoegdheid van aandeelhouders zich te doen vertegenwoordigen beperken, geldt op grond van diezelfde bepaling: dat de bevoegdheid van aandeelhouders ‘zich te doen vertegenwoordigen door een advocaat, notaris, toegevoegd notaris, kandidaat-notaris, registeraccountant of accountant-administratieconsulent niet kan worden uitgesloten.’ Artikel 117 lid 6/227 lid 8 BW voegt daaraan toe: ‘Aan de eis van schriftelijkheid van de volmacht wordt voldaan indien de volmacht elektronisch is vastgelegd.’ Aldus zou een zeer beperkt bezochte vergadering kunnen doorgaan als alle aandeelhouders één en dezelfde persoon machtigen. Natuurlijk is dat alleen een reële optie als de inhoud van de agenda niet controversieel is en de vergadering louter een formaliteit betreft. In deze bijzondere tijden is dat de vraag omdat het beleid met betrekking tot bijvoorbeeld een aangepast businessmodel of dividenduitkeringen controversieel kan zijn.

In elk geval moet steeds rekening worden gehouden met het recht van advies van het bestuur en de RVC en met andere bijzondere statutaire rechten.

Digitale deelname aan vergaderingen in persoon/vergadering bijwonen via skype of livestream?

Het digitaal volgen van de vergadering is mogelijk gemaakt op grond van art. 2: 117a lid 1 en 2/227a lid 1 en 2 BW:

‘1 De statuten kunnen bepalen dat iedere aandeelhouder bevoegd is om, in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.

2 Voor de toepassing van lid 1 is vereist dat de aandeelhouder via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht kan uitoefenen. De statuten kunnen bepalen dat bovendien is vereist dat de aandeelhouder via het elektronisch communicatiemiddel kan deelnemen aan de beraadslaging.’

Hier is het natuurlijk wel afhankelijk van de statuten of deze mogelijkheid bestaat. Sommige (beurs)vennootschappen experimenteerden al met de mogelijkheid om aldus een zogenoemde ‘hybride’ vergadering te organiseren (waar een deel van de aandeelhouders digitaal aan kon deelnemen, zie bijvoorbeeld KPN). Maar om geheel digitaal te kunnen vergaderen (en stemmen) is toch een afzonderlijke (nood)wet noodzakelijk.